Fünf handfeste Tipps, um die Effizienz Ihrer Kommunikation zu steigern

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Fünf handfeste Tipps, um die Effizienz Ihrer Kommunikation zu steigern

Oft arbeitet man in der Unternehmenskommunikation unter Zeitdruck und an mehreren Baustellen gleichzeitig. Da ist man froh, wenn die jeweiligen „Baustellen“ aufgeräumt sind. Und die Unternehmenskommunikation sich auf das Wesentliche der Aufgabe konzentrieren kann, z.B. mal wieder ihre Pressekontakte über ein spannendes Unternehmensthema zu informieren anstatt den Presseverteiler zu aktualisieren.

Wie Sie Ihre Kommunikationsabteilung perfekt organisieren, zeigen wir Ihnen an fünf schnellen und handfesten Tipps.

Tipp 1: Kategorisieren Sie Ihren Presseverteiler bereits thematisch
Der Presseverteiler ist der Motor Ihrer Kommunikationsabteilung. Ohne Ihre dedizierten Medienkontakte ist Ihre Arbeit nichts wert. Um diese jederzeit griffbereit zu haben und Aussendungen passgenau zu verwirklichen, sollten Sie den Presseverteiler nicht alphabetisch ordnen, sondern nach Gattungen und dementsprechend nach Themen, z.B. Digital Marketing, IT Trade, IT Consumer, Business Presse. Auch Blogs sollen Sie extra aufführen sowie allgemein unterteilen nach Printmedien und Onlinemedien. Zusätzlich sollten Sie Ihre A-Medien farblich abheben, damit Sie diese für Telefonanrufe oder Presseeinladungen griffbereit haben. Halten Sie Ihren Pressverteiler auch immer aktuell: Beheben Sie am besten die Fehlermeldungen nach einer Presseaussendung sofort, indem Sie sich mit dem jeweiligen Medium in Verbindung setzen und nach der Mailadresse des neuen Redaktionskontaktes bitten.

Tipp 2: Machen Sie sich schlau, welcher Redakteur für Ihr Unternehmensthema zuständig ist
Redaktionskontakte sind Ihr Kapital. Je besser Sie Redaktionen kennen, deren Zuständigkeitsbereiche, Abläufe und Themenbereiche, umso besser können Sie Ihre Presseaussendung auf diese Kontakte zuschneiden. Im Impressum sind bei den wenigsten Medien die Zuständigkeiten detailliert aufgeführt. Ein Griff zum Telefon und Sie erfahren, für welche Themen sich die einzelnen Redakteurinnen stark machen, was ihr Spezialgebiet ist. Viele Fachmagazine (z.B. im IT-Bereich) hingegen haben sehr gute „Über uns“ Seiten, so dass Sie sich vorerst einen Anruf ersparen können.

Tipp 3: Machen Sie sich einen Plan zu Themen und Redaktionsschlüssen Ihrer A-Medien
In den Mediadaten der meisten Magazine finden Sie Themenpläne und Sonderpublikationen nach Ausgaben sortiert. Sie finden diese auf den Internetseiten der Magazine. Gleichen Sie die Mediadaten mit ihren Unternehmensthemen ab und übertragen die Schnittmenge in eine Excel-Liste – sortiert nach Medium, Thema, Ausgabe, Redaktionsschluss und Ansprechpartner. Beachten Sie dabei, dass die Redaktionen gerade bei Fachartikeln und Anwenderberichten meist eine lange Vorlaufzeit haben. Stellen Sie also rechtzeitig Ihr Thema der Redaktion vor.

Tipp 4: Nutzen Sie Tools, die Ihren Arbeitsalltag erleichtern
Verabschieden Sie sich von Block und Bleistift, um Aufgaben, Telefonrückrufe oder gar Ideen zu notieren. Im Internet finden Sie für jede Aufgabe und jeden Anspruch (kostenlose) Werkzeuge, mit denen Sie Ihre Kommunikationsarbeit effektiver und schneller gestalten. Das sollte Ihre Basis sein:
• Ein gutes Newslettersystem wie Cleverreach für Presseaussendungen, das die Öffnungsrate erfasst und Aussendungen in Ihrem Template ermöglicht – auch responsives.
• Ein Allround-Talent für Ihre Ideen und Notizen wie Evernote. Darauf können Sie auch mobil zugreifen. Sie können sich einzelne Rubriken (sogenannte Notizen) To Dos, Bookmarks, Tipps & Tricks etc. zulegen. Suchen können Sie über Tags oder innerhalb Ihrer Notizen.
• Um Ihre Aufgaben zu verwalten und rechtzeitig daran erinnert zu werden, sollten Sie die z.B. die kostenlose ToDoList nutzen. Dort können Sie einzelne Aufgaben auch mit Unteraufgaben versehen, priorisieren und löschen, wenn sie finalisiert sind.
• Wenn Sie viele Social Media Kanäle bedienen müssen, bietet es sich an, Tools wie Buffer oder Hotsuite zu nutzen, um Social Media Kampagnen zu planen, Posts zu terminieren und zu streuen.

Tipp 5: Konzentrieren Sie sich auf den Kommunikationskanal, der Ihnen den höchsten RoI bringt
Nicht alle Kommunikationskanäle versprechen dasselbe Ergebnis: hohe Reichweite, Interaktion, Presseveröffentlichungen in bestimmten Medien. Analysieren Sie jeden Ihrer Kommunikationskanäle – ob klassisch durch Presseaussendungen oder Ihre Social Media Auftritte. Finden Sie heraus, welche Themen und Maßnahmen den besten Return bringen. Auf diese sollten Sie sich zukünftig verstärkt konzentrieren. Schauen Sie genau hin: Passen wirklich alle Medien in meinem Pressverteiler zu Ihren Unternehmensthemen und -botschaften. Bringt ein intensiverer Medienkontakt mir eine höhere Veröffentlichungsrate? Konnte ich durch meine Themen eine hohe Steigerung bei Facebook vermelden? Alles Zeichen, dass Sie Ihre Zielgruppe dort erreichen. Bauen Sie mit weiteren Themen und Kontakten darauf auf.

Gut organisiert ist halb gearbeitet! Nutzen Sie unsere fünf Praxistipps, um Ihre tägliche Pressearbeit effektiv und erfolgreich zu gestalten. Dann haben Sie immer die Zeit für die wirklich wichtigen Aufgaben wie die Ausarbeitung einer Kampagnen-Idee oder ein Telefonat mit dem Redakteur zu Sonderthemen der nächsten Ausgabe.

Annabelle Meinhold

Annabelle Meinhold ist Inhaberin der PR- & Text-Agentur Wörterladen, die Consumer-Marken und mittelständische Unternehmen im Bereich PR, Online Marketing & Social Media berät. Sie ist freie Autorin beim Ratgebermagazin PRPraxis und arbeitet als Texterin für diverse Full-Service-Agenturen. Als Gastautorin für den TrafficGenerator Blog liefert sie inspirierende Beiträge und wertvolle Tipps aus der Praxis.

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